صفحهٔ اصلي
رویدادهای مرتبط با دانشگاه
پاسخ به 27 سوال مهم درباره سامانه آموزشیار


مدیركل توسعه شبكه علمی هوشمند دانشگاه آزاد اسلامی در گفت‌وگوی زنده اینستاگرامی به 27 سوال مهم درباره سامانه آموزشیار پاسخ داد. 

اواخر تیرماه امسال دكتر محمدمهدی طهرانچی رئیس دانشگاه آزاد اسلامی از راه‌اندازی نظام هوشمند و یكپارچه داده در این دانشگاه خبر داد. اتفاقی كه با فعال شدن دو سامانه پژوهشیار و آموزشیار این خبر رنگ واقعیت به خود گرفت تا دیگر دانشجویان برای انجام امور مختلف خود اعم از آموزشی، پژوهشی، مالی و... نیازی به طی كردن بروكراسی مرسوم اداری نداشته باشند.

در اصل این دو سامانه هركدام خدمات الكترونیكی قابل‌توجهی را در حوزه‌های تعریف‌شده‌شان در اختیار دانشجویان و به تبع پرسنل و اساتید دانشگاه آزاد اسلامی می‌گذارند تا وظایف واحدهای دانشگاهی با سرعت و دقت بیشتری انجام شود. در این میان شاید بتوان سامانه آموزشیار را با توجه به قابلیت‌های بی‌شمار جزء اصلی‌ترین سامانه‌های دانشگاه آزاد اسلامی برای هوشمندسازی دانست، سامانه‌ای كه از انتخاب‌واحد، پرداخت شهریه، صدور گواهی‌های موردنیاز دانشجویان، انتقالی دانشجویان و... را انجام می‌دهد و در شرایط ویژه این روزهای كشور كه شیوه آموزش تغییر كرده به‌عنوان بازوی اصلی دانشگاه آزاد اسلامی برای برگزاری كلاس‌های غیرحضوری به شمار می‌رود. در اصل دیگر نیاز نیست تا دانشجویان واحدهای مختلف هركدام از نرم‌افزار خاصی برای ساماندهی اطلاعات دانشجویان استفاده كنند، بلكه همه آنها ذیل سامانه آموزشیار این كار را دنبال خواهند كرد. آموزشیار 26 مردادماه امسال به صورت آزمایشی آغاز به كار كرد و فعالیت رسمی‌اش نیز ظرف كمتر از 15 روز و در 10 شهریور ماه شروع شد. با این حال طبیعت هر تغییری ایجاد سوال در ذهن مخاطب است و قطعا دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی نیز سوالاتی را درباره سامانه آموزشیار این دانشگاه دارند كه ایمان عطارزاده، مدیركل توسعه شبكه علمی هوشمند دانشگاه آزاد اسلامی در گفت‌وگوی زنده اینستاگرامی به آنها پاسخ داده است.

تغییر سامانه آموزشی واحدها به آموزشیار چه لزومی داشت؟

با توجه به نیازهای جدیدی كه در دانشگاه مطرح شده و مطالباتی كه هم دانشجویان و هم واحدهای دانشگاهی درباره شیوه نوین آموزش داشتند، همه می‌دانیم كه مدل آموزشی تغییر پیدا كرده و به خاطر شیوع كرونا در كل دنیا سبك بسیاری از فرآیندها در جامعه ازجمله آموزش، اقتصاد و بهداشت تغییر كند. دانشگاه آزاد اسلامی نیز از همان ابتدا خودش را با سیستم جدید تطبیق داد و نظام برگزاری كلاس‌ها به صورت آنلاین را در این دانشگاه با همه نگاه سریعی كه ایجاد شد، به وجود آمد. ترم گذشته تجربه بسیاری خوبی را درخصوص برگزاری هم كلا س‌ها به صورت آنلاین و هم امتحانات به این شیوه داشتیم و قطعا روشی كه استفاده شد خالی از اشتباه نشد، اما تلاش كردیم تا تجربه‌نگاری این حوزه را داشتیم باشیم تا بتوانیم برای ترم‌های آتی مدل جدیدی را پیاده كنیم. سامانه آموزشیار در دانشگاه آزاد اسلامی به دلیل مطالباتی كه خود دانشجویان و واحدهای دانشگاهی درباره شیوه نوین آموزشی منطبق با شرایط فعلی داشتند، افتاده است. دانشگاه موظف است مطالبات دانشجویان را درنظر بگیرد. از ترم گذشته طرحی با عنوان نظام هوشمند و یكپارچه داده در دانشگاه شكل گرفت كه این طرح ویژگی‌هایی دارد.

تنوع در نرم‌افزارها سبب دشواری ارتباط داده‌ای شده بود

دانشگاه آزاد اسلامی بیش از 400 واحد و مركز آموزشی در كل كشور دارد و متاسفانه یا خوشبختانه تعدادی از این واحدها سیستم آموزشی مشخصی را تحت عنوان سیدا 4 یا سیدا 7 داشتند و برخی دیگر نیز از نرم‌هایی مانند مروارید و... بهره می‌گرفتند. این مساله باعث شد تا ما نتوانیم انسجام درستی را در برگزاری كلاس‌ها به صورت آنلاین داشته باشیم. تنوع در نرم‌افزار سبب می‌شود تا ارتباط داده‌ای دشوار شود. خود دانشجویان نیز این تجربه را دارند، تا جایی كه اگر یك دانشجویی از یك واحدی می‌خواست به واحد دانشگاهی دیگر برود باید كارهای اداری زیادی را انجام می‌داد و در اصل بار كاری اضافه‌ای متوجه دانشجو می‌شد و این مهم نیز به خاطر آن بود كه برای هر كدام از این اتفافات سامانه‌های متفاوتی وجود داشت.
در سامانه یكپارچه جدیدی كه طراحی شده دانشجو با یك شماره دانشجویی در تمامی مجموعه دانشگاه آزاد اسلامی امكان جابه‌جایی دارد و دیگر مستندات خودش را تنها یك بار ارائه می‌دهد.

چرا تا زمان آماده شدن كامل آموزشیار، سامانه سیدا به فعالیت خود ادامه نداد؟

ما برای اینكه داده‌ها را از سیستم قبلی به سیستم جدید منتقل كنیم، باید برای زمانی فعالیت سیستم قبلی را متوقف می‌كردیم تا داده‌ها به سیستم جدید منتقل می‌شد. یعنی اگر سیستم سیدا را متوقف نمی‌كردیم چون اطلاعات تازه‌ای به آن اضافه می‌شد، عملا سیستم انتقال داده دچار چالش می‌شد. با اطمینان به دانشجویان می‌گویم كه تا آخرین لحظه برای اصلاح مواردی كه ممكن است به اشتباه در سیستم جدید به ثبت رسیده باشد، موظف هستیم و باید همان اطلاعاتی كه در سامانه سیدا به ثبت رسیده باید در سیستم آموزشیار نیز وجود داشته باشد. البته سیستم سیدا در واحدهای دانشگاهی دیگر فعال است اما صرفا در اختیار حوزه پرسنل دانشگاهی برای تطبیق اطلاعات دانشجویان قرار دارد و از آنجایی كه كارشناس آموزشی به هر دو سیستم دسترسی دارد، دانشجو می‌تواند در صورت بروز مشكل به واحد دانشگاهی مراجعه كرده و مغایرت‌گیری اطلاعات را انجام دهد. البته به هیچ‌وجه امكان درج اطلاعات جدید در سامانه قبلی وجود ندارد.

سامانه جدید و اتفاقات جدیدی كه به وسیله آن محقق می‌شود، چه تاثیری بر كیفیت آموزش می‌گذارد؟

براساس درخواست و تقاضایی كه دانشجویان از مسئولان دانشگاه داشتند، قرار است سرویس خوبی را كه در شأن دانشگاه آزاد اسلامی و دانشجویان این دانشگاه است به آنها ارائه دهیم.
بخشی از تحقق این مساله به یكپارچه‌سازی اطلاعات باز می‌گشت و بخش دیگر نیز به فعال‌سازی قابلیت‌ها و امكانات این سامانه بازمی‌گردد درحالی كه سامانه سیدا 4 و سیدا 7 تنها یك سامانه آموزش و شهریه بود اما در آموزشیار ما با پنجره خدمات الكترونیكی روبه‌رو هستیم كه براساس آن خدمات به صورت الكترونیكی دراختیار دانشجو قرار می‌گیرد.
در اصل دانشجو با یك بار ورود به این سامانه هم می‌تواند كارهای آموزشی خود را انجام دهد و هم كارهای مربوط به امور مالی، اداری و پژوهشی را دنبال كند.

سامانه آموزشیار تاثیری هم بر آموزش‌های الكترونیك خواهد داشت؟

این یك سیستم آموزشی است و زمانی كه از برگزاری كلاس‌ها به صورت آنلاین صحبت می‌كنیم ما درواقع درباره یك ELMNS صحبت می‌كنیم كه دارای دو بخش است، اول اینكه از سیستم آموزش اطلاعات دانشجو و كلاس‌های درسی دانشجو را به این ELMNS منتقل می‌كنیم و جا دارد اینجا این نوید را هم بدهم كه برای ترم آینده صرفا دو ELMNS را در كل واحدها منتشر می‌كنیم و همه دانشجویان براساس همین دو كارهایشان را جلو می‌برند. درحالی كه در ترم‌های گذشته نرم‌افزارهای مختلفی داشتیم و چون برخی از این نرم‌افزارها از آمادگی لازم نیز برخوردار نبودند، نگرانی‌هایی برای دانشجویان ایجاد شده بود اما در مدل جدید با دو ELMNS بسیار قوی كار را جلو می‌بریم و قطعا كلاس‌ها با كیفیت بسیار بهتری برگزار می‌شود.

آیا درحال حاضر همه واحدهای دانشگاه به آموزشیار متصل هستند؟

ما در مرحله اول تمامی سامانه‌های سیدا 4 وسیدا 7 را كه حدود 435 واحد دانشگاهی را شامل می‌شد در سامانه آموزشیار قرار دادیم، همچنین 50 واحد دیگر دانشگاهی را هم داریم كه نرم‌افزارهای مختلفی دارند كه قرار است دانشجویان این واحدها در همان سامانه قبلی انتخاب ‌واحد و حذف و اضافه را انجام دهند تا به تدریج آنها را نیز به سامانه آموزشیار اضافه كنیم. قطعا تا آبان‌ماه تمام واحدها به این سامانه متصل می‌شوند. نكته دیگر اینكه تمام دانشجویان ورودی جدید دانشگاه آزاد اسلامی فقط باید با سامانه آموزشیار اقدام به ثبت‌نام كنند و شروع كلاس‌های آنها نیز از طریق همین سامانه خواهد بود. ما مركز پاسخ متمركزی را نیز به شماره 02147919100 در دانشگاه ایجاد كرده‌ایم كه در صورت بروز مشكل می‌توانند از این طریق امور را پیگیری كنند.

یكی از فرآیندهای اصلی آموزشی دانشجویان، انتخاب واحد در ابتدای هر ترم است. این فرآیند در سامانه جدید چگونه انجام می‌شود؟

مدل انتخاب‌ واحد نیز به صورت متمركز است، یعنی بازه انتخاب ‌واحد به تفكیك استان‌های مختلف مشخص است و كاملا تعیین شده كه كدام استان‌ها و حتی چه ورودی‌هایی قرار است در روز تعیین شده در انتخاب ‌واحد شركت كنند. صرفا ورود دانشجو براساس جدول استانی خواهد بود و اگر دانشجو در ساعات دیگری برای انتخاب ورود وارد سامانه شود، قطعا امكان انتخاب به او داده نمی‌شود و دلیلش هم بحث ترافیك اینترنتی است و صرفا دانشجویانی كه در بازه زمانی تعیین شده برای آن استان باشند، حق ورود به سیستم و انتخاب‌ واحد را خواهند داشت.

تقسیم‌بندی بازه انتخاب ‌واحد به 3 نوبت زمانی

بازه انتخاب ‌واحد نیز به سه نوبت تقسیم‌بندی شده كه ساعت 8 تا 14 نوبت اول، 15 تا 21 نوبت دوم و 22 تا 6 صبح روز بعد نیز برای افرادی است كه نتوانستند در نوبت اول و دوم دست به انتخاب‌ واحد بزنند. به دانشجویان اطمینان خاطر می‌دهیم كه تا آخر نفری كه باید انتخاب ‌واحد كند این امكان برای آنها فراهم است و اگر به هر دلیلی نتوانستند در زمان مقرر دست به انتخاب ‌واحد بزنند، اصلا نگران نباشند، بلكه در دوره بعد باز هم انتخاب ‌واحد فعال خواهد شد.

دلیل جابه‌جایی تاریخ‌های اعلام شده برای انتخاب‌ واحد در استان‌های مختلف چیست؟

با توجه به تاخیری كه در شروع فرآیند كار داشتیم برخی از استان‌ها و واحدهای دانشگاهی با توجه به اینكه فرصت نكردند برنامه‌ریزی درسی را ثبت سیستم كنند و همچنین بحث ارتقای سرورها را نیز داشتیم و به همین دلیل با وقفه‌هایی در به‌روزرسانی سیستم روبه‌رو شدیم، همچنین به خاطر اینكه دانشجو برای انتخاب ‌واحد دچار نگرانی نشود، تصمیم‌گیری كرده تا برنامه انتخاب ‌واحد برخی واحدهای دانشگاهی را تغییر دهیم كه این مساله توسط خود واحد و از طریق سایت و سامانه‌های اطلاع‌رسانی به دانشجویان اعلام می‌شود.

چرا برای دانشجویانی كه معدل الف هم دارند، 20 واحد به‌عنوان سقف در نظر گرفته شده است؟

طبق آیین‌نامه آموزشی دانشجویان در شرایط عادی سقف انتخاب ‌واحدشان 20 است و اگر دانشجوی ممتاز باشد شرایط متفاوت است، اما چون كارشناسان وضعیت دانشجوی الف را در طول ‌ترم بررسی می‌كند هنوز اطلاعات این دانشجویان به‌طور كامل ثبت نشده است و دانشجویان ممتاز از این بابت نگران نباشند چراكه سقف آنها 24 واحد خواهد شد.

مساله پیش‌نیاز و هم‌نیاز دانشجویان چگونه در سامانه اجرا خواهد شد؟

هر دانشجویی كه اولین بار در دانشگاه ثبت‌نام می‌كند توسط گروه آموزشی مربوطه یك جدول ارائه دروس در اختیارش قرار می‌گیرد كه براساس آن به دانشجو پیشنهاد می‌شود در ترم اول، دوم، سوم و... چه درس‌هایی را بگیرد و در آن جدول مفهوم پیش‌نیاز و هم‌نیاز به درستی لحاظ شده است و در این سامانه نیز ما پیش‌نیاز و هم‌نیاز را به صورت همزمان در كل كشور لحاظ كرده‌ایم، یعنی پیش‌نیاز و هم‌نیاز دانشجویی یكی از واحدها در یك رشته هیچ تفاوتی با دانشجوی همان رشته در واحد دیگر ندارد، درحالی كه در گذشته این‌طور نبود. البته این ترم استثنا هم دانشجو و هم كارشناس آموزشی را موظف به كنترل این مساله كرده‌ایم تا مشكلی ایجاد نشود و هر واحد دانشگاهی جدول ترمیك را در اختیار دارد و دانشجو می‌تواند از گروه آموزشی مربوطه خود این جدول را دریافت كند.

امكان باز شدن سایت برای انتخاب ‌واحد در چند مرتبه وجود دارد؟

نمی‌توان به‌طور دقیق این مساله را گفت، اما قول می‌دهیم آخرین نفر هم بتواند انتخاب ‌واحد خود را انجام دهد و مشكلی از این بابت وجود ندارد.

برخی دانشجویان عنوان می‌كنند كه امكان ورود به سامانه آموزشیار را ندارند، این مشكل از كجاست؟

ما سامانه پیامكی هم داریم كه در مرحله بعد فعال می‌شود و به محض اینكه دانشجو شماره‌اش را به ثبت برساند از این طریق سامانه تبادل اطلاعات را خواهیم داشت. اما در این مرحله پیشنهادم این است كه حتما الگوریتمی كه لحاظ كرده‌ایم را مطالعه كنند و تنها كافی است به سایت مراجعه كرده و به بخش راهنمای دانشجو بروند، در این مرحله الگوریتمی را اعلام كردیم كه به وسیله آن دانشجویان می‌توانند وارد سامانه شوند. البته ممكن است دانشجویانی را داشته باشیم كه مبداشان یك واحد باشد اما در ترم بهمن‌ماه در واحد دیگر میهمان شده‌اند كه براساس آن دو شماره دانشجویی دارد كه یكی برای واحد مبدا و دیگری واحد مقصد است، به همین دلیل این احتمال دارد كه با شماره دانشجویی مبدا امكان دسترسی به سامانه را نداشته باشد، این دسته از دانشجویان باید یا یك پیامی را دراین باره بگذارند یا با مركز پاسخگویی تماس بگیرند تا كارشناسان در لحظه دانشجو را راهنمایی كنند. با اطمینان می‌گویم كه هیچ محدودیتی برای ورود دانشجو لحاظ نشده و دانشجویان به‌راحتی می‌توانند همانند پرسنل و دیگر كاركنان وارد این سامانه شوند.

برخی افراد زمان مراجعه به سامانه متوجه نواقص یا مغایرت‌هایی در سامانه جدید می‌شوند. این دانشجویان چه كاری باید انجام دهند؟

از دانشجویان درخواست داریم تا حتما در اولین ورودشان به سامانه آموزشیار كارنامه آموزشی و مالی‌شان را با آنچه در سیستم قبلی وجود داشت، تطبیق دهند و اگر مغایرتی وجود داشت از طریق راه‌های ارتباطی موجود مساله را به كارشناسان آموزشی اطلاع دهند تا به سرعت موارد متناقض رفع شود. این مساله نیز دلایل مختلفی دارد، به‌طور مثال شاید دانشجو از تسهیلات صندوق رفاه استفاده كرده باشد اما بخشی از اطلاعات این صندوق در سامانه وجود نداشته و به همین دلیل دانشجو بدهكار شود، اما جای هیچ نگرانی وجود ندارد چراكه در صورت وجود چنین مسائلی دانشجو می‌تواند مساله را اطلاع دهد.

مركز پاسخگویی به مشكلات آموزشیار در چه زمان‌هایی فعالیت می‌كند؟

درحال حاضر زمان اداری را درنظر گرفته‌ایم اما درصورت نیاز ساعت كاری را افزایش می‌دهیم. مركز پشتیبانی سامانه آموزشیار با شماره ۴۷۹۱۹۱۰۰ و پیش شماره تهران پاسخگوی دانشجویان است.

یكی دیگر از مشكلات دانشجویان به اجازه پرداخت شهریه مربوط می‌شود. این مشكل چه زمانی رفع خواهد شد؟

درباره شهریه ما با دو حالت مواجه هستیم. برخی از دانشجویان بدهی‌ای از قبل داشتند كه سایت برای آنها باز است و دانشجو می‌تواند به درگاه پرداخت اینترنتی متصل شود، اما برخی دیگر اصلا بدهی‌ای ندارند بنابراین نیاز نیست به درگاه نیز متصل شوند. به عبارت دیگر تا زمانی كه سر ترم شروع فرآیند انتخاب‌واحد را آغاز نكنیم دانشجو بدهی‌ای را در كارتابل مشاهده نخواهد كرد.
درحالی كه در سیدا، سیستم به این شكل عمل می‌كرد كه وقتی ‌ترم آغاز می‌شد، سیدا به‌صورت اتوماتیك مبلغ شهریه ثابت را برای دانشجو به‌عنوان بدهی درنظر می‌گرفت و دانشجو به‌محض ورود به سیستم بدهی مبلغ ثابت شهریه را داشت، البته سرترم نیز برای دانشجو فعال می‌شد اما ما هنوز سرترم را فعال نكرده‌ایم كه برای دانشجو بدهی‌ای لحاظ شود.
به‌محض فعال‌سازی سرترم و تعریف ‌ترم جدید، دانشجو مبلغ شهریه ثابت خود را مشاهده می‌كنند. البته این مساله را درنظر گرفته‌ایم كه دانشجو پیش از انتخاب‌واحد بحث پرداخت شهریه ثابت را انجام دهد تا دیگر نگرانی‌ای از این بابت وجود نداشته باشد.

میزان شهریه‌ای كه دانشجو باید برای باز شدن سامانه بپردازد، چقدر است؟

شهریه ثابت را به‌عنوان ملاك باز شدن سایت درنظر گرفته‌ایم.

آموزشیار بر فرآیند فارغ‌التحصیلی چه تاثیری خواهد داشت؟

یكی از بزرگ‌ترین مشكلاتی كه وجود داشت فرآیند طولانی فارغ‌التحصیلی بود و چراكه كه واحد دانشگاهی ‌باید مستندات دانشجو را در حوزه فارغ‌التحصیلان بررسی می‌كرد و بعد تعدادی از آنها تجمیع و تبدیل به یك محموله می‌شد و مستندات به سازمان مركزی ارجاع داده می‌شد كه مورد ارزیابی قرار بگیرد. درصورت بروز مشكلی باز مستندات به واحد برگشت داده می‌شد؛ همه این كارها نیز به‌صورت پستی انجام می‌شد. دلیل زمان‌بر بودن نیز همین پروسه رفت و برگشت مستندات بود. اما در سیستم جدید این امكان فراهم شده كه به محض اینكه فرآیند فارغ‌التحصیلی دانشجو در واحد دانشگاهی شروع می‌شود، تمامی پرونده فارغ‌التحصیلی دانشجو به‌صورت الكترونیكی برای سازمان ارسال و مورد بررسی قرار می‌گیرد و تنها ظرف مدت چند هفته اصل مدرك دانشجو برای واحد دانشگاهی ارسال می‌شود. در اصل با سامانه جدید یك فرآیند 6 ماهه به یك فرآیند چند هفته‌ای تبدیل می‌شود كه قطعا این مساله یك مزیت مهم برای دانشجویان در آستانه فارغ‌التحصیلی است.

دانشجویانی كه درحال حاضر پیگیر فارغ‌التحصیلی خود هستند چگونه اقدام كنند؟

دانشجویی كه الان می‌خواهد فارغ‌التحصیل شود باید در مرحله اول نمرات آنها به ثبت برسد كه این مساله نیز ارتباطی به سامانه جدید ندارد، بلكه اساتید باید نمرات را ثبت كنند یا دانشجو باید معرفی به استادی را بگذراند و اگر دانشجو واحد باقی مانده‌ای دارد باید به واحد مربوطه مراجعه كرده تا دوره معرفی به استادش دنبال شود و بعد وارد مرحله فارغ‌التحصیلی شود. در اصل دانشجو باید بحث سرفصل‌های دروس گذرانده شده‌اش را پیگیری كرده و همچنین تسویه‌حساب‌های مالی‌ا‌ش را نیز دنبال كند.

یكی از مشكلات دانشجویان در حوزه آموزشی به بحث میهمانی مربوط می‌شود. آموزشیار چگونه به حل مسائل مربوط به این موضوع كمك می كند؟

یكی از ویژگی‌های مهم آموزشیار بحث معدل‌سازی‌هاست، اگر دانشجویی درسی را از یك واحد به واحد دیگر به‌عنوان میهمان می‌گرفت یا بحث معدل‌سازی‌اش را دنبال می‌كرد، به دلایلی از جمله سرفصل‌ها ممكن بود درسی در یك واحد دانشگاهی دو واحدی محسوب می‌شد و در یك واحد دیگر 3 واحدی تلقی می‌شد اما امروزه به دلیل تغییر نظام هوشمند و یكپارچه داده همه سرفصل‌های دانشگاه را در كل واحدها یكپارچه كرده و درنتیجه هر دانشجو در هر واحد دانشگاهی یك سرفصل مشخص را می‌گذراند و اگر دانشجویی بخواهد از یك واحد به واحد دیگر به‌عنوان دانشجوی میهمان برود دیگر چنین مشكلی را نخواهد داشت.

با راه‌اندازی آموزشیار هنوز هم به‌خاطر صدور گواهی اشتغال به تحصیل نیاز به مراجعه حضوری وجود دارد؟

خیر، به وسیله این سامانه ما به سمت اتوماسیون شناختی درحال حركت هستیم به این معنا كه ما بسیاری از فرآیندهای مرسوم مانند صدور گواهی اشتغال به تحصیل كه به صورت دستی دنبال می‌شد تغییر كرده است. در اتوماسیون شناختی به‌دنبال این هستیم كه اگر درخواستی یك سیستم مشخصی دارد از لحاظ دستی خارج و به شكل هوشمند دنبال شود و در سیستم جدید این امكان وجود دارد كه دانشجو درخواست صدور گواهی اشتغال به تحصیلش را در سامانه به ثبت برساند. به عبارت دیگر دانشجو در كارتابل خود درخواست گواهی اشتغال به تحصیل را به ثبت می‌رساند و محلی كه باید این گواهی به آنجا ارائه شود را نیز ثبت می‌كند و اطلاعات از پرونده دانشجو به صورت الكترونیكی در پرونده دانشجو قرار می‌گیرد. در مرحله اول برای حوزه آموزشی ارسال می‌شود و بعد از تایید این بخش، نامه باز به‌صورت الكترونیكی برای نرم‌افزار اتوماسیون ارسال و نامه به‌صورت الكترونیكی مهر می‌شود و بعد نامه به كارتابل دانشجو ارجاع داده می‌شود.

ویژگی‌های سامانه آموزشیار از چه زمانی در اختیار دانشجویان قرار می‌گیرد؟

ویژگی‌های مورد اشاره سامانه از ترم جدید در اختیار دانشجویان قرار دارد.

برخی دانشجویان هنوز منتظر ثبت نمرات خود هستند؛ با توجه به تغییرات در سامانه نمرات چه زمانی اعلام می‌شود؟

تا اول مردادماه سامانه فعال بود و نمراتی كه توسط اساتید ثبت و نهایی شده باشد، به‌راحتی به سامانه جدید منتقل شده اما اساتیدی كه نمره را نهایی نكرده یا اصلا اقدام به ثبت نمره نكرده باشند، مساله متفاوتی است. در ترم تابستان 51 هزار نمره در سامانه جدید برای دانشجویان به ثبت رسیده است. در ترم بهمن‌ماه 98 نیز حدود یك میلیون نمره در سامانه جدید به ثبت رسیده و با توجه به اینكه هaر دانشجو چند نمره دارد، امكان دارد كه اساتید برخی درس‌ها فرصت نكرده باشند تا نمرات را به ثبت برسانند. البته اساتیدی كه هنوز اقدام نكرده‌اند باید در اسرع وقت این كار را به پایان رسانند. تاكید می‌كنم كه سامانه هیچ مشكلی برای ثبت نمره ندارد و اگر نمره‌ای هنوز اعلام نشده، از طرف استاد به ثبت نرسیده است.

دانشجویان نگران زمان اعتراض نباشند

در سیستم جدید به واحدهای دانشگاهی اطلاع داده‌ایم كه امكان ثبت اعتراض به نمره را برای ترم تابستان و نمرات جدیدی كه ثبت می‌شود، فعال كنند تا دانشجو نگرانی‌ای از این بابت نداشته باشد كه بازه اعتراض به نمره تمام شده است.

ترم گذشته بحث ‌ترمیم معدل دانشجویان به‌خاطر شرایط فعلی مطرح شد، این مساله به كجا رسید؟

همچنین برای دانشجویانی كه در مقطع كارشناسی بودند نمره 12 و برای كارشناسی‌ارشد زیر نمره 14 را برای ترمیم معدل لحاظ كرده‌ایم و این قول داده شد تا حداكثر 3 درس و حداكثر 6 واحد را ترم آینده به‌صورت تكراری و تنها برای ترمیم معدل بگیرند. البته این بدان معنی نیست كه دانشجو می‌تواند درسی را كه اصلا نگذرانده، دریافت كند بلكه تنها بحث ‌ترمیم معدل مطرح بوده و باید تا سقف تعیین شده دروس تكراری را بگذراند.

آیا در این سامانه اطلاعات مربوط به صندوق رفاه دانشجویی وجود دارد؟

صندوق رفاه در حوزه مالی است. ما نرم‌افزار جامع را داریم كه شامل ماژول‌های مختلف است. ماژول صندوق رفاه نیز در آن وجود دارد اما چون پایه فعالیت‌های دانشجویان از ابتدای ورود تا انتها در حوزه آموزش است، مجبور بودیم تا تمركزمان را در فاز اول بر بحث آموزش بگذاریم. در فاز دوم داده‌های مربوط به صندوق رفاه را تكمیل خواهیم كرد اما چون در این بازه زمانی دانشجو نگرانی‌ای نداشته باشد، اطلاعات مربوط به صندوق رفاه در اختیار واحد دانشگاهی قرار دارد و هر زمانی كه دانشجو نیاز داشته باشد، می‌تواند به كارشناس مربوطه مراجعه یا از طریق راه‌های ارتباطی وضعیت خودش را مشاهده كند.

یكی از دغدغه‌های دانشجویان به موضوع تقسیط شهریه مربوط می‌شود. این موضوع در سامانه آموزشیار چگونه دیده شده است؟

در سیستم آموزشیار نیز حالت‌های مختلفی وجود دارد. در اولین مرحله دانشجو امكان تقسیط شهریه را خواهد داشت كه بنا بر تصمیم واحد متفاوت خواهد بود. اما دانشجویان متقاضی، درخواست تقسیط شهریه خود را به ثبت می‌رسانند و سیستم موضوع را برای كارشناس آموزش ارسال خواهد كرد و درصورت تایید به حوزه امور مالی ارجاع داده می‌شود و درصورت تایید این بخش نیز، مساله به‌صورت اتوماتیك برای دانشجو لحاظ می‌شود. حالت دوم نیز آن است كه ما وام‌های بیرون از دانشگاه را نیز داشتیم كه همچنان برقرار است و دانشجو از طریق سامانه ساجد می‌تواند این مساله را دنبال كند. اگر به‌دلایلی دانشجویان درباره پرداخت مالی نگرانی‌ای داشتند می‌توانند با روش‌های مختلف اعم از تقسیط، معرفی به بانك‌ها برای دریافت وام یا وام‌های وزارت علوم و وزارت بهداشت بهره‌مند شوند و در اصل روال گذشته حذف نشده است، اما چون داده‌های آن در بخش صندوق رفاه تعیین نشده، فعلا در سامانه جدید دانشجویان امكان دیدن بخش صندوق رفاه را ندارند.

با توجه به زمان راه‌اندازی سامانه، آیا كارشناسان و مسئولان واحدها نسبت به امكانات و ویژگی‌های سامانه آشنایی دارند؟

در یك ماه گذشته فرآیندی را داشتیم كه بخشی از آن مربوط به تبدیل اطلاعات و بخش دیگر مربوط به آموزش سیستم به واحدهای دانشگاهی بوده است و نباید فراموش كرد كه دانشجو ساده‌ترین كارتابل را در اختیار دارد چراكه درنهایت می‌خواهد انتخاب ‌واحد، ثبت درخواست یا مشاهده نمرات را انجام دهد اما به واحدهای دانشگاهی ما طی 4 هفته در قبال فایل‌های مختلف آموزش‌های لازم را ارائه داده‌ایم.

دانشجویانی كه رمزشان را تغییر داده‌اند الان امكان ورود به سامانه را ندارند. مشكل خود را چگونه حل كنند؟

مدلی كه درنظر گرفته‌ایم به این شكل است كه به مدیر فناوری و اطلاعات هر واحد دانشگاهی دسترسی داده‌ایم تا بازنمایی مجدد پسورد دانشجو، اساتید و پرسنل واحد را انجام دهد و از طریق كانال‌های ارتباطی یا سیستم تیكتینگ یا مركز پاسخگویی این مساله را پیگیری كنند.

در سامانه آموزشیار تداخل امتحانات به‌عنوان یكی دیگر از چالش‌های دانشجویان مورد توجه بوده است؟

تداخل امتحانی در این سامانه جدید آموزشیار كنترل می‌شود.

منبع: سازمان مركزی دانشگاه آزاد اسلامی- روزنامه‌ی فرهیختگان